החוק החשוב ביותר ליום פרודוקטיבי (שיעלה רק 10 דקות בכל יום..)

Zapta DigitalפרודוקטיביותLeave a Comment

החוק החשוב ביותר ליום פרודוקטיבי

וגם בונוס בסוף על דברים..קטנים.

פרודוקטיביות כשלעצמה היא לא מתכון לחיים טובים ומאושרים. אבל ללא פרודוקטיביות אין הרבה סיכוי להשיג הישגים משמעותיים במסגרת זמן ידועה מראש.

״שהרי הזמן זוחל לו בהנאה ומתמוסס בין האצבעות בקלות בלתי נסבלת״

כתבתי בעבר על דרכים יעילות להשגת זמן פנוי.

כדי להשיג מטרות אנחנו זקוקים לזמן שבו אנחנו מוציאים לפועל תכנית.

אינני מתכוון לכתוב כאן על הפיכת המטרות לתכנית ביצוע מסודרת (אם כי אכתוב על כך בעתיד הקרוב) אלא על הכלל החשוב ביותר לפרודוקטיביות ואיך ליישם אותו בזמן קצרצר, אז תישארו איתי..

איך נראה יום טיפוסי ובלתי יעיל

בוא נאמר שהצלחנו לפנות 3.5 שעות בכל יום ראשון בבוקר. מצד אחד, שלוש שעות וחצי זה המון זמן ולכאורה ניתן לבצע המון, אך המציאות שונה.

אנחנו יושבים, חושבים לרגע על ״מה נעשה עכשיו״, מתחילים בביצוע מטלה או שתיים ואז נזכרים במשהו שדחינו מאתמול, עוזבים את מה שהתחלנו ומתחילים פעילות חדשה, חוזרים לקודמת ומאבדים את הפוקוס.
באמצע, אנחנו מקבלים מייל או שניים + הודעת טקסט וצלצול טלפון מלקוח. ובלי שהרגשנו, עברו להן שלוש שעות וחצי בהן לא השגנו בעצם כלום.

איך מתקנים את זה? איך מנטרלים את הבעיה מראש וממקסמים את הזמן?

ולפני שאמשיך אני חייב לשתף אתכם במשהו על מנת שתבינו עד כמה הנושא הטריד אותי לאורך שנים. אז זה הסיפור הפרטי שלי.

אם אפשר לחלק את המין האנושי ל 10 חלקים, כשבחלק העליון נמצאים האנשים היעילים ביותר ובתחתון הדחיינים ביותר אז אני הייתי בעשירון התחתון.היכולת שלי הייתה נוראית..
אני מודה שבפרויקטים קצרים ומשמעותיים הייתי די טוב והצלחתי להשיג הישגים משמעותיים בזמן קצר אבל בתוכניות ארוכות טווח שדרשו לשבת על השולחן ולעבוד בצורה סיזיפית שעות וימים הייתי כישלון חרוץ. כל מה שאפשר או אי אפשרת דחיתי. ובדרך כלל דחיתי עד לסוף המר בו איחרתי את המועד והתוכנית נכשלה.

עד שנתקלתי בטיפ קטן שמישהו נתן לי, אגיע אליו מיד..

למרות שישנם עשרות ואולי מאות תובנות שאוכל ללמד אתכם על פרודוקטיביות הטיפ היעיל, החשוב וההכרחי שקיבלתי וביצעתי הוא חוק 10 הדקות.

מה זה אומר?

חוק עשר הדקות

בכל ערב, ללא יוצא מן הכלל, אני יושב למשך 10 דקות ומכין רשימה.
הרשימה כוללת שלוש עמודות.

שעה, משימה, הערות.

רשימה לדוגמא

בואו נראה דוגמא אמיתית.

אם היום שבת ומחר יש לי שלוש וחצי שעות (כמו שהזכרנו בתחילת המאמר) אז אני חייב לדעת יום לפני בדיוק, אבל בדיוק מה אני הולך לעשות בזמן הזה, לפי איזה חלוקת זמן ומה אני הולך להשיג.

זה לא משנה באיזה כלי תשתמשו. דף נייר, פנקס רשימות, פנקס אלקטרוני של גוגל Google Keep , תוכנה כמו Evernote  (מומלץ מאוד למי שאוהב לתעד בלי לאבד כלום  )  או בכל דרך תיעוד אחרת. ניתן אפילו להשתמש בתוכנת היומן (calendar) ולהשתמש בשדה ההערות ..הביטו בצילום המסך למטה.

אז איך נראית רשימה טיפוסית? רצ״ב רשימה טיפוסית שהכנתי באחד מהימים בחודש שעבר. כמובן שאין קשר בין הרשימה שלי לזו שלך אבל שים לב איך הזמנים מתוכננים ואיך מתגלגל לו יום יעיל.

כל זה לוקח לי בדיוק 5 דקות. לא יותר. שהרי אני יודע מה אני צריך לבצע, איזה מדרגה אני צריך לטפס בדרך להשגת המטרות/תכנית. כל מה שנותר זה לפרוט את זה לתתי משימות ולבצע אותן.
אבל אין סיכוי שנבצע אותן בלי שנדע במדויק מה אני הולך לעשות, מתי, ולכמה זמן, בלי הנחות, בלי דחיות, בלי הפרעות ובאופן סיזיפי.

זוכרים שדיברתי על עשר דקות? את הרשימה הזו אני מכין תוך חמש דקות בכל יום.

אז לאן נעלמו להן חמש דקות? בחמש הדקות הנותרות אני סוקר את הרשימה של אתמול ובודק מה הצלחתי לבצע מתוכה. זהו שיעור חשוב שעוזר לנו להשתפר בכל יום.

כל יום בו ביצענו משימות ממלא אותנו בתחושת סיפוק שקשה לתאר. כל יום בו לא הצלחנו לבצע חלק גדול מהתכנון גורם לנו לחשוב:

  • איפה נכשלנו?
  • מה הגורמים העיקריים שהפריעו לנו בביצוע אתמול?
  • איך אפשר להימנע מהם בעתיד?

שהרי, בלי לנתח את הבעיות לא נוכל להשתפר וזהו זמן נפלא לביקורת.

הערה: את הרשימה בצילום ממקודם פישטתי לכם מעט. במציאות, , את הרשימה הזו אני מפרק בד״כ להערות יסודיות יותר על כל סעיף.
ברשימה המקורית- בסעיף האחרון על כתיבת בלוג, היו לי 10 שורות עם פירוט מקורות לחומר על המאמר + קישור לתמונות שאותן רציתי להוסיף לבלוג.
לעיתים אני מוסיף משימות קצרצרות כמו המשימה ללא הזמן בשורה התחתונה על בדיקה שצריך לבדוק בחשבון הפרסום שלי בגוגל.

למה אני עושה את זה ואיך זה עוזר?

אחת הדרכים הטובות ביותר לשיפור מתמיד בעסק שלך או בחיים היא לתקן/ליעל או לשפר 2-3 נקודות קטנטנות בכל יום. הדגש הוא על שיפורים קטנים מאוד שלוקחים דקה עד חמש דקות ליישום.

דוגמאות לניצחונות יומיים קטנים

  • להוציא מדבקות מיותרות מהוויטרינה של החנות.
  • לעצור ברחוב מרמורק בדרך הביתה ולתקן את הברקס הקדמי של האופניים.
  • להזמין אוזניות אלחוטיות לטלפון באינטרנט (כדי לשמוע הרצאות בטלפון במכון כושר)
  • להסביר למנהלת החשבונות על השיטה שאני מחשב ימי חופש לעובדים לפי שעה על מנת שתעשה את זה אוטומטית בלי הערות מצדי כל חודש
  • לסרוק חשבונות חשמל ומים מהמגירה לגוגל דוקס ולזרוק לפח

אלו משימות קטנות שמאפשרים לנו לנצח ניצחונות קטנים בכל יום. ואין כמו ניצחונות קטנים..

לאחר שנים של דחיינות כפייתית הטיפ הקטן הזה הפך לי את היום כליל. כמובן שנזקקתי לתובנות וכלים רבים על מנת להגיע להישגים בביצוע, אבל הטיפ הזה היה הבסיס החשוב ביותר.

אל תתייאשו, אל תוותרו. תתעקשו,תיישמו ותצליחו.

בהצלחה..

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *